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Archivado y digitalización

Gestión segura de archivos para datos confidenciales

Con altos estándares de seguridad, flujos de trabajo controlados por el sistema y una aplicación TI eficiente para controlar el archivado nos encargamos de que sus documentos se guarden y protejan con arreglo a la legislación vigente.

Ponemos a su disposiciones cartones para documentos que usted llena y puede apilar en recipientes de seguridad cerrables para su transporte. Si lo desea nuestros trabajadores formados recogen su archivo y protocolan las existencias. Vehículos de seguridad modernos transportan sus datos confidenciales directamente a nuestro archivo de seguridad.

Nuestro archivo de seguridad está protegido con amplios sistemas de alarma, dispone de equipos de aviso de peligro ultra modernos y videocontrol. El control de acceso se efectúa mediante sistema de clave. Todos los trabajadores tienen experiencia y están formados en la manipulación de documentos confidenciales. Han sido educados sobre la Ley Federal de Protección de Dato y sus posibles consecuencias penales y están obligados a mantener la confidencialidad a efectos de § 5 BDSG.

Tras finalizar los plazos legales de conservación puede encomendarnos con la eliminación segura y con arreglo a la legislación vigente de sus documentos.

Digitalización y gestión de documentos

Le ofrecemos la digitalización de sus documentos alternativamente o adicionalmente al almacenamiento de documentos. Para ello usamos escáneres de alto rendimiento y digitalizamos sus datos con una resolución de 200 o 400 dpi. Los formatos de salida ofertados son TIFF, PDF o JPG. Los escáneres se pueden realizar alternativamente en negro-gris, tonos grises o color (24 bits, RGB).

Tras la digitalización se efectúa el registro de los datos con un software de indexación. Para ello se registra toda la información relevante de los documentos. Se pueden realizar ensayos lógicos y una comparación con las bases de datos maestros y se supervisan los registros erróneos. Los ensayos se realizan según datos definidos tales como p.ej. fecha de corrección y datos del proveedor. Dentro de lo posible se indexan los documentos con el reconocimiento de texto OCR o con la lectura de códigos de barras.

Si lo desea digitalizamos sus documentos confidenciales in situ, en sus instalaciones. Para ello ponemos a su disposición a nuestro personal y nuestro hardware y software, sin afectar a su negocio central.

Corto y breve

  • Almacenamiento de documentos en recintos de archivo asegurados
  • Si lo desea: destrucción de documentos tras finalizar el plazo legal de almacenamiento
  • Entrega a corto plazo de cartones individuales si fuese necesario
  • Digitalización e indexación de sus documentos