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Aktenarchivierung und Digitalisierung

Sicheres Archivmanagement für vertrauliche Daten

Mit hohen Sicherheitsstandards, systemgesteuerten Arbeitsabläufen und einer effizienten IT-Anwendung zur Archivsteuerung sorgen wir dafür, dass Ihre Unterlagen sicher und gesetzeskonform verwahrt und geschützt werden.

Wir stellen Ihnen Aktenkartons zur Verfügung, die Sie befüllen und für den Transport in verschließbaren Sicherheitsbehältern stapeln können. Auf Wunsch räumen unsere geschulten Mitarbeiter Ihre Archivräume und protokollieren den Bestand. Moderne Sicherheitsfahrzeuge transportieren Ihre vertraulichen Daten direkt in unser Sicherheitsarchiv.

Das Archiv wird durch umfangreiche Alarmsysteme geschützt, verfügt über modernste Gefahrenmeldeanlagen und eine digitale Videoüberwachung. Die Zutrittskontrolle erfolgt durch ein Kennsystem. Alle Mitarbeiter sind erfahren und geschult im Umgang mit vertraulichen Dokumenten. Sie sind über das Bundesdatenschutzgesetz sowie über eventuelle strafrechtliche Folgen unterrichtet und auf § 5 BDSG zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können Sie Ihre Akten bei uns sicher und gesetzeskonform vernichten lassen.

Digitalisierung und Dokumentenmanagement

Alternativ oder zusätzlich zur physikalischen Aktenlagerung bieten wir Ihnen die Digitalisierung Ihrer Dokumente an. Hierfür nutzen wir Hochleistungsscanner und digitalisieren Ihre Daten in einer Auflösung von 200 oder 400 dpi. Als Ausgabeformate bieten wir TIFF, PDF oder JPG an. Die Scans können wahlweise in Schwarz-Weiß, Graustufen oder Farbe (24 bit, RGB) erfolgen.

Nach der Digitalisierung erfolgt die Datenerfassung über eine Indexierungs-Software. Hierbei werden alle relevanten Informationen der Dokumente erfasst. Logische Prüfungen und ein Abgleich mit Stammdatenbanken sind möglich und Fehleinträge werden überwacht. Die Prüfung erfolgt nach definierten Vorgaben wie z. B. korrekter Datums- und Lieferantenangaben. Sofern möglich werden die Dokumente mittels OCR-Schrifterkennung oder Barcode-Lösungen indexiert.

Auf Wunsch digitalisieren wir Ihre vertraulichen Unterlagen vor Ort in Ihren Räumen. Hierfür stellen wir unser Personal sowie unsere Hard- und Software zur Verfügung, ohne dass Ihr Kerngeschäft davon beeinträchtigt wird.

Kurz und knapp

  • Akteneinlagerung in gesicherten Archivräumen
  • Auf Wunsch: Aktenvernichtung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
  • Kurzfristige Herausgabe einzelner Aktenkartons im Bedarfsfall möglich
  • Digitalisierung und Indexierung Ihrer Dokumente